Strona domowa freelex

 
 
 
     
 
Termin załatwienia sprawy administracyjnej

Ile czasu mają urzędnicy na rozpatrzenie sprawy i wydanie decyzji? Na tak postawione pytanie naprawdę ciężko udzielić jednoznacznej odpowiedzi. W artykule tym przedstawiono regulacje ustawowe dotyczące terminów i możliwości ich przedłużania. Opisano również sposoby walki z opieszałością urzędów.

Kwestia terminów załatwiania spraw administracyjnych regulowana jest przepisami art. 12 oraz art. 35 - 38 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: Kpa). Przy ustalaniu terminu załatwienia sprawy w pierwszej kolejności należy się zastanowić czy dana sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego (zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień).

Postępowania niewymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
Art. 12 § 2 Kpa stanowi, że sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ (art. 35 § 2 Kpa). Przepisy te są często źle interpretowane. Po pierwsze, nie chodzi wyłącznie o proste sprawy. Te bardziej skomplikowane również powinny być załatwiane niezwłocznie, jeśli są spełnione przesłanki z powołanego powyżej art. 35 § 2 Kpa. Po drugie, stwierdzenie ‘niezwłocznie’ nie jest jednoznaczne ze stwierdzeniem ‘natychmiast’. Tak więc, nawet jeśli wraz z wnioskiem przedstawimy komplet dokumentów potrzebnych do rozstrzygnięcia sprawy, to niekoniecznie otrzymamy decyzję natychmiast lub tego samego dnia. Organ administracji musi mieć czas na zbadanie i przeanalizowane przedstawionych dokumentów. Będzie w zwłoce (naruszy termin) dopiero, gdy pomimo upływ okresu czasu, w którym w normalnych warunkach mógłby wydać decyzję – nie podejmie żadnego działania.

Postępowanie wymagające przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego
Oprócz generalnej zasady mówiącej, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki, art. 35 § 3 Kpa stanowi, że załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Wyjątkowo tylko mogą obowiązywać inne terminy tj. gdy organ wyższego stopnia określi, że danego rodzaju sprawy mają być załatwiane szybciej (art. 35 § 4 Kpa), bądź gdy przepis rangi ustawowej określi inny termin rozpoznania sprawy. 

Jak widać, to czy sprawa zostanie załatwiona w ciągu miesiąca od jej rozpoczęcia, czy w ciągu dwóch miesięcy, zależne jest od stopnia jej skomplikowania. Kto decyduje czy sprawa jest szczególnie skomplikowana? Oczywiście sam organ, który rozpatruje sprawę. Jednakże powinien on powiadomić stronę, że traktuje sprawę jako szczególnie skomplikowaną i zgodnie z art. 35 § 3 Kpa będzie ona rozpatrzona w terminie dwóch miesięcy od momentu wszczęcia.

Od którego momentu należy liczyć bieg terminu na załatwienie sprawy? Otóż, od momentu wszczęcia postępowania. W przypadku gdy postępowanie toczy się na czyjś wniosek, będzie to moment wpływu/złożenia wniosku do organu administracyjnego (urzędu obsługującego organ). Natomiast, jeśli postępowanie zostało wszczęte z urzędu – za moment rozpoczęcia postępowania uznaje się dzień, w którym strona została o nim poinformowana lub, w którym została podjęta pierwsza czynność wobec strony (np. wezwanie do stawiennictwa lub przedstawienia dokumentów).

Do terminów wynikających z art. 35 § 3 Kpa nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 35 § 5).

Przedłużenie terminu rozpatrzenia sprawy
Niestety bardzo często sprawy nie mogą zostać zakończone w ustawowym terminie wynikającym z art. 35 § 3 Kpa. Jeśli pracownik urzędu wie, że nie zakończy postępowania w terminie, ma obowiązek zawiadomić o tym wszystkie strony postępowania, podając przyczyny zwłoki oraz nowy termin załatwienia sprawy (tzw. obowiązek sygnalizacyjny z art. 36 § 1 i 2 Kpa). Zawiadomienie takie powinniśmy otrzymać bez względu na to z jakiego powodu sprawa nie została zakończona w terminie. Organ musi nas poinformować nawet gdy nie zakończył sprawy w terminie bez swojej winy. Na zawiadomienie (postanowienie) nie przysługuje zażalenie, jednak strona niezadowolona z takiego obrotu sprawy może inaczej bronić swoich praw, o czym w dalszej części artykułu. Jeśli organ nie zdąży rozstrzygnąć sprawy w wyznaczonym terminie, będzie musiał ponowić zawiadomienie z art. 36 Kpa wyznaczając kolejny termin.

Wyznaczony w trybie art. 36 Kpa nowy termin załatwienia sprawy administracyjnej musi być precyzyjny i zgodny z zasadą szybkości postępowania. Może być wyznaczony przez podanie konkretnej daty, do której sprawa będzie załatwiona, lub poprzez podanie okresu liczonego w dniach, tygodniach lub miesiącach. Nie można wyznaczyć terminu poprzez użycie określenia ‘kwartał’ lub ‘rok’, gdyż procedura administracyjna nie posługuje się takimi określeniami. Wyznaczenie rocznego terminu załatwienia sprawy jest ponadto sprzeczne z szeregiem zasad prawnych, co potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny. Organ nie może też wyznaczyć terminu załatwienia sprawy w sposób nieprecyzyjny, na przykład poprzez wskazanie, że sprawa zostanie załatwiona w ciągu dwóch miesięcy od skompletowania materiału dowodowego. Takie ‘zabiegi’ urzędników, wynikające z obłożenia ich nadmiarem spraw, nie są zgodne z przepisami procedury administracyjnej.

Sposoby walki z opieszałością urzędników
Z doświadczenia wiadomo, że najlepszym sposobem na szybkie załatwienie sprawy jest po prostu interesowanie się nią, przypominanie się oraz odwiedzanie urzędów. W przypadku, gdy urzędnikowi przydzielona jest zbyt duża ilość spraw, nasza może być igłą w stogu siana i szybko gdzieś przepaść. Dlatego zanim wystąpimy ze środkami prawnymi w celu przyspieszenia sprawy, warto po prostu przejść się do urzędu lub zadzwonić i przedstawić swoją sprawę.

Jeżeli takie sposoby na nic się nie zdadzą i dojdzie do zwłoki w wydaniu decyzji, to przysługują nam dwa środki prawne:

  • zażalenie do organu wyższego stopnia,
  • skarga na bezczynność organu.

Pierwszy z tych środków zostanie przedstawiony poniżej jako najprostszy - nie wymagający interwencji sądu.

Zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie - art. 37 Kpa
Zgodnie z art. 37 Kpa na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35 (miesięczny lub dwumiesięczny, ewentualnie krótszy dla danego rodzaju spraw) lub ustalonym w myśl art. 36 (termin wyznaczony przez organ) stronie służy zażalenie do organu administracji publicznej wyższego stopnia. Również gdy nie zgadzamy się z przedłużeniem terminu lub uznajemy nowo wyznaczony termin za bezzasadnie odległy, możemy zażalić się do organu wyższego stopnia. Proszę zwrócić uwagę, że zażalenie takie wnosimy do organu wyższego stopnia, a nie wyższej instancji. Organ wyższego stopnia to organ nadrzędny w hierarchii administracyjnej, natomiast organ wyższej instancji to organ, który jest wyznaczony do rozpatrzenia ewentualnego odwołania. Nie zawsze organ wyższego stopnia jest równocześnie organem wyższej instancji.

Zażalenie na niezałatwienie sprawy w terminie Zażalenie wnosimy bezpośrednio do organu wyższego stopnia. Organ ten jeśli stwierdzi, że nastąpiła zwłoka przy rozpoznaniu sprawy, wyznaczy dodatkowy termin załatwienia sprawy oraz zarządzi wyjaśnienie przyczyn i ustalenie osób winnych niezałatwienia sprawy w terminie, a w razie potrzeby także podjęcie środków zapobiegających naruszaniu terminów załatwiania spraw w przyszłości (art. 37 § 2). Dla nas, jako osób zainteresowanych wydaniem decyzji i zakończeniem sprawy, najistotniejszy jest fakt wyznaczenia terminu przez organ wyższego stopnia. W przypadku, gdy i tak wyznaczony termin zostanie przekroczony, trzeba będzie wystąpić z innymi środkami prawnymi. Wzór zażalenia wraz z formularzem do wypełnienia znajduje się tutaj.

 

 

Powrót do listy artykułów

 

Aktualności

Uruchomiliśmy bazę kancelarii prawnych w podrozdziale Szukam prawnika. Każda kancelaria może bezpłatnie zamieścić swoje dane w bazie. Wystarczy wypełnić formularz i przesłać go na adres kontakt@freelex.pl Dodanie kancelarii nastąpi w ciągu 7 dni.

Ankieta

Jak oceniasz dostępność informacji i pomocy prawnej w Polsce?
 

 
     
   
 
Zadaj pytanie prawnikowi |Współtwórz portal |Wyszukiwarka prawników |Wzory pism |Misja portalu

Nota prawna: Materiały zamieszczone na stronie Freelex.pl mają charakter informacyjno-edukacyjny. Ogólne informacje na tematy prawnicze w żadnym stopniu nie zastępują fachowej porady profesjonalnego prawnika. Pomimo rygorystycznego przestrzegania ogólnie przyjętych zasad tworzenia serwisów dostarczających informacje prawne oraz kontroli prezentowanych treści przez prawników, twórcy serwisu nie biorą żadnej odpowiedzialności, ani pośredniej ani bezpośredniej, za sposób wykorzystania informacji oraz wzorów pism zamieszczonych na portalu Freelex.pl.


Copyright © 2014 freelex. All rights reserved. Projekt i wykonanie
Testkomp.pl - testy oprogramowania, serwis komputerowy, sieci komputerowe, strony internetowe, pozycjonowanie, outsourcing it, cyfrowa telewizja naziemna dvb-t - instalacje